Mailverarbeitung

1. auf den DFN-Mailgateways

Mails werden von den Gateways entweder abgelehnt oder weitergeleitet, ein Unterdrücken bzw. Löschen (also ein Annehmen der Mail und späteres Verwerfen) findet nicht statt. Weiterhin wird der Inhalt der Mails nicht verändert, es werden nur neue Headerzeilen angefügt. Insbesondere das Löschen von Viren bzw. das Entfernen von mit Viren befallener Attachments ist uns nicht möglich. Der Grund hierfür liegt in den rechtlichen Rahmenbedingungen. Möglich ist allerdings die Kennzeichnung von erkannten Spam auch im Subject der Mail.

Alle Vorgänge sind im syslog nachvollziehbar. Die Haltedauer in der Queue beträgt fünf Tage (dies ist Standard). Sollten Ihre Server längere Zeit nicht erreichbar sein, gehen die Mails an den Absender zurück.

2. auf den Mailservern der Einrichtung

Unter Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen können Sie nach Belieben mit den Mails verfahren. An den von uns eingefügten Headern können Ihre Server den Typ (Viren, Spam, Anhänge, Sauber) sowie die Spam-Einschätzung (Spamlevel) erkennen und dann entsprechende Aktionen durchführen.

Wir empfehlen:

  • erkannten Spam/Viren für die Nutzer in separate Ordner vorzusortieren. Wird der erkannte Spam in die normale Mailbox zugestellt, wird dieser oft von Nutzern nicht als Spam wahrgenommen und es entsteht der Eindruck, als würde Spam nicht erkannt. Es häufen sich dann erfahrungsgemäß Beschwerden bei den Helpdesks.

  • Sollten Sie diese Ordner regelmäßig leeren, weisen Sie Ihre Nutzer darauf hin, daß der Ordner regelmäßig (ca. einmal die Woche) gesichtet werden muss, um eventuelle false positives zu erkennen und zu verschieben. Ganz sind diese leider nicht zu vermeiden.

  • Sie können die Mails vor Ort auch in Quarantäne lagern. Dies birgt aber das Risiko, daß ein unbedarfter Nutzer eben doch auf einen Virus oder eine Mail mit verseuchten Anhängen klickt. Gerade Makroviren in Office-Anwendungen nehmen wieder zu.

  • Austausch von Dokumenten nicht über Mail
    Sollte es in Ihrer Einrichtung erforderlich sein, Office-Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und somit auch auszutauschen, empfehlen wir den Austausch per Dokumentenserver (und eben nicht per Mail), den Versand mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (S/MIME, PGP) oder auch das Vorhalten von Wikis und Pads zum gemeinsamen Zugriff.