Konfiguration in der Einrichtung

Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen, um den Dienst DFN-MailSupport Schritt für Schritt in Ihrer Einrichtung in Betrieb zu nehmen. Dieser Leitfaden führt Sie durch den gesamten Prozess der Anbindung.

Nachdem die unterzeichneten Unterlagen bei uns eingegangen sind, wird der Dienst technisch konfiguriert und Sie erhalten eine E-Mail mit den wichtigsten Eckdaten.

Sodann erhalten Sie von uns eine Einrichtungsnummer und ein sogenanntes Hotlinekennwort (zur Authentifizierung am Telefon). Teilen Sie beides allen beteiligten Administratoren mit, damit wir im Störungsfall sicher sein können, mit einem zuständigen Administrator der Einrichtung zu sprechen.

Wir konfigurieren als nächstes unsere Systeme und teilen Ihnen die Namen ihrer Instanzen sowie ihre MX-Records mit. Auf ihrer Seite müssen Sie nun auf ihrer Firewall die mitgeteilten Instanz-IP-Adressnetze für ihre Mailserver auf TCP 25 (in beide Richtungen ein- und ausgehend) freischalten, sowie unsere Syslog-Adressen für den Empfang des Syslog-Streams an Ihrem Syslogserver.
Danach müssen Sie unsere Gateways von ihren DNS-, Ratelimiting-, Greylisting- und sonstigen Checks an ihrem Mailserver vor Ort ausnehmen.

Für die ersten Tests können Sie ihre MX-Records noch unverändert lassen. Achten Sie bei den ersten Tests unbedingt darauf, dass die Empfänger-Verifizierung korrekt funktioniert. Testen Sie sowohl gültige als auch ungültige Empfänger.

Sind die Tests erfolgreich abgeschlossen können Sie als nächsten Schritt die MX-Records einer Subdomain auf unsere Gateways richten.

Mails werden von den DFN-Mailgateways entweder abgelehnt oder weitergeleitet, ein Unterdrücken bzw. Löschen (also ein Annehmen der Mail und späteres Verwerfen) findet nicht statt. Eine Änderung des Inhaltes der Mails wird nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch vorgenommen, in der Standardkonfiguration werden nur neue Headerzeilen angefügt.

Alle Vorgänge sind im Syslog nachvollziehbar. Die Haltedauer in der Queue beträgt fünf Tage, kann aber auf Wunsch (z.B. im Störungsfall) modifiziert werden.

Sollten Ihre Server länger als die Haltedauer nicht erreichbar sein, gehen die Mails an den Absender zurück.

Unter Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen können Sie nach Belieben mit den Mails verfahren. An den von uns eingefügten Headern können Ihre Server den Typ (Viren, Spam, Anhänge, sauber) sowie die Spam-Einschätzung (Spamlevel) erkennen und dann entsprechende Aktionen durchführen.

Wir empfehlen:

• Spam in Junk-Ordner zustellen
  Erkannte Spam-/Virenmails für die Nutzer in separate Ordner vorsortieren. Wird der erkannte Spam in die normale Mailbox zugestellt, wird dieser oft von Nutzern nicht als Spam wahrgenommen und es entsteht der Eindruck, als würde Spam nicht erkannt. Es häufen sich dann erfahrungsgemäß Beschwerden bei den Helpdesks.
• Regelmäßige Sichtung
  Sollten Sie diese Ordner regelmäßig leeren, weisen Sie Ihre Nutzer darauf hin, daß der Ordner regelmäßig (ca. einmal die Woche) gesichtet werden muss, um eventuelle false positives zu erkennen und zu verschieben. Ganz sind diese leider nicht zu vermeiden.
• Quarantäne
  Sie können die Mails vor Ort auch in Quarantäne lagern. Dies birgt aber das Risiko, daß ein unbedarfter Nutzer eben doch auf einen Virus oder eine Mail mit verseuchten Anhängen klickt. Gerade Makroviren in Office-Anwendungen nehmen wieder zu.
• Austausch von Dokumenten nicht über Mail
  Sollte es in Ihrer Einrichtung erforderlich sein, Office-Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und somit auch auszutauschen, empfehlen wir den Austausch per Dokumentenserver/Cloud (und eben nicht per Mail), den Versand mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (S/MIME, PGP) oder auch das Vorhalten von Wikis und Pads zum gemeinsamen Zugriff.

Bitte melden Sie uns zuvor alle in Betrieb befindlichen Domains via Hotline oder selbstständig im Portal.

Zur Umstellung empfehlen wir, rechtzeitig die TTL der Zonen auf wenige Minuten zu kürzen, so dass Sie schnell zwischen Ihrem alten Setup und unseren Mailgateways hin und herwechseln können.

Die Umstellung erfolgt von ihrer Seite aus durch das Setzen der MX-Records auf die DFN-Mailgateways.

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen an der Konfiguration vornehmen wollen (neue Domains, andere Mailserver, Black- und Whitelists), haben Sie zwei Möglichkeiten:

Um die Qualität der inhaltsbasierten Spamerkennung kontinuierlich aktuell zu halten, können Sie am manuellen Spam-/Ham-Training teilnehmen, ebenso wie am automatisierten Training.

Nach dem Filtern der eingehenden Mail können Sie auch optional ihre ausgehende Mail über den DFN-MailSupport leiten. Der wesentliche Unterschied zum eingehenden Filtern liegt im hinzukommenden Ratelimiting. Hierzu müssen Sie einige Wochen, besser Monate, und möglichst unterm Semester bei Lehrbetrieb ihre Mail-Logs analysieren, um Zahlenwerte für die Raten zu bekommen.

Bei E-Mails handelt es sich immer um personenbezogene Daten.
Mit diesen sollte sorgfältig und sparsam umgegangen werden.

Wenn Sie unsere Hotline per E-Mail kontaktieren, überlegen Sie bitte:

• reicht es für Ihre Anfrage aus, From:, To: und Datum/Zeit mitzusenden oder
• brauchen wir die Header (Kopfzeilen) der Mail oder
• wird die ganze Mail benötigt, weil es sich um Fragen zu checks handelt, die den Body der Mail (Text-Teil) behandeln? In diesem Fall senden Sie uns die Mail bitte als Attachment zu.